Hôpital - 15-20

Assistante de direction à la Direction des Soins

Fonction : Assistante de direction à la direction des soins

Grade : Adjoint Administratif Hospitalier

 

Compétences impératives :

  • Maîtrise de l’outil informatique (logiciels métiers du CHNO)
  • Être accueillant et souriant
  • Savoir travailler en équipe et être polyvalent
  • Capacités organisationnelles
  • Rigueur
  • Respect des autres
  • Dynamisme

 

Position dans la structure :

Liaisons hiérarchiques :

La direction des soins

Les cadres de santé

 

Liaisons fonctionnelles :

Direction des ressources humaines, direction générale

 

Présentation du service et de l’équipe :

Localisation

Site de travail :

Secrétariat de la direction des soins

 

Horaires de travail :

Base de travail en 37 heures 30 par semaine :

Du lundi au vendredi :

* 09h00-17h00

Temps de repas de 30 minutes non inclus

 

 

MISSIONS DU POSTE
Mission générale

 

Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d’un secrétariat d’un directeur :

 

Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, messagerie électronique

Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

Classement, suivi de dossiers et archivage des documents : courriers, notes, rapports, plaintes

Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité des cadres supérieurs, réservation des salles de réunion

Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

Tenue de reportings d’activité (tableurs excel)

Aide à apporter aux cadres de santé dans la gestion des plannings des agents et des moyens de remplacement

Préparation et suivi de dossiers

Organisation des réunions internes

Prise de notes et rédaction de comptes-rendus

Reproduction de documents

Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

Contact avec IFSI/IFAS et planification des stagiaires

 

COMPETENCES REQUISES
Expérience particulière souhaitée :

 

Utiliser les outils bureautiques

Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes

Renseigner les interlocuteurs

Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…)

Travailler en équipe

Organiser et prioriser les activités du secrétariat

S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

Définir un plan de classement

 

Qualités professionnelles requises :

Capacité d’organisation, d’initiative, sens des responsabilités, maîtrise de soi, rigueur, méthode, dynamisme, capacité à s’adapter, bon sens relationnel, discrétion.

 

 

Si cette offre vous intéresse, vous pouvez:

  • Types de fichiers acceptés : pdf, jpg, png.
    Formats de fichier accepté : PDF, JPG, PNG
    Taille maximale du fichier : 2Mo
    Le nom du fichier ne doit pas comporter d'espaces, d'accents et de caractères spéciaux
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  • Dans le cadre de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles dit RGPD, les données à caractère personnel recueillies au sein du site Internet de l'hôpital sont strictement réservées au CHNO des Quinze-Vingts.
  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Madame MARCHANDET
DRH
Centre Hospitalier National d’Ophtalmologie des Quinze-Vingts
28, rue de Charenton
75571 PARIS Cedex 12

 

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